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Christian Jaunet : "tout le monde est passé en mode télétravail avec succès"

Christian Jaunet : "tout le monde est passé en mode télétravail avec succès"

20 avr. 2020

[AVIS D'EXPERT] Installée à Dompierre/mer, Synergie est une association issue d'un groupement d'associations exerçant des mesures de protection juridique auprès de personnes majeures. Elle est spécialisée dans les métiers du développement Web et de la gestion des infrastructures réseaux.

Depuis 1992, elle met à disposition de ses membres des ressources informatiques sécurisées, co-construites, dans une démarche de fonction support externalisée. 

En une semaine, Synergie a réussi le pari de mettre en télétravail 2000 personnes, opération essentielle pour assurer le suivi des personnes sous protection dans cette période de confinement ! 

Quelle était la gageure pour Synergie ?

A proprement parlé, Synergie n'a pas eu de mal à se mettre au télétravail, c'est déjà ponctuellement une réalité. Mais pour nos adhérents, il leur a fallu du jour au lendemain s'adapter à travailler différemment…

Synergie est une association, et nous sommes "le service informatique" d'une trentaine d'autres associations pour qui nous avons développé une application qui leur sert au quotidien dans l'exercice de leur métier qui est la protection des majeurs (tutelle et curatelle), réparties dans toute la France : 3 500 personnes utilisent ces solutions informatiques dans l'accompagnement d'environ 70 000 personnes sous mesures de protection. 

Certaines de ces associations nous ont confié la gestion de l'ensemble de leur infrastructure informatique et quelques autres ont choisi de n'utiliser que l'application. Ces dernières ont été les plus impactées par l'arrêt brutal des activités lié au Covid-19 et dans la mise en place du télétravail, aussi elles sont revenues vers nous pour que – de manière très schématique – nous leur permettions de faire du télétravail.

Notre accompagnement s'est fait de manière "forcée"… Dans nos scénarios, nous avions imaginé la possibilité qu'un service (150 à 200 personnes) ne puisse pas fonctionner dans ses locaux, obligé de s'adapter au télétravail. Mais jamais on avait mis le curseur aussi haut, c’est-à-dire pour la trentaine d'associations, soit 3 800 personnes.

Au début du confinement, Chez Synergie, nous n'étions pas vraiment sereins… La montée en charge s'est faite progressivement pour atteindre quelque 2000 personnes en télétravail. Et ça marche plutôt bien. 

Pour nous, il ne s'agissait pas juste d'une manipulation technique pour passer en télétravail mais d'un accompagnement quasi personnalisé : les personnes sont venues récupérer leur outil informatique et se sont retrouvées seules chez elles devant leur écran. Et pour certains, ce n'était pas gagné… En premier lieu, nous avons fourni des notices, les plus descriptives possibles en imaginant toutes les configurations (wifi, filaire, 4G, etc.). Et quand ça n'a pas fonctionné, nous avons utilisé notre hot line en direct pour les guider pas à pas.

Quel est le bilan à J+15 ?

Je vous réponds en deux temps. D'abord du côté Synergie, la période a été compliquée et tout le monde est assez content de la performance réalisée, d'autant que tous les collaborateurs étaient eux-mêmes confinés chez eux. Même si chez nous on a l'habitude de travailler ponctuellement à la maison, ce n'est pas la même chose sur un temps aussi long. Et quand nous sommes dans nos locaux, nous travaillons dans un grand open space où la communication se fait de manière très fluide. Donc il a fallu s'habituer.  

Du côté des travailleurs sociaux qui représentent la majorité des utilisateurs, cela a été plus compliqué car ils ont perdu leurs repères dans la gestion du quotidien puisqu'ils ne peuvent plus voir les personnes sous protection, et surtout leurs repères techniques qu'ils utilisent avec une forme de routine. Mais au bout du bout, tout le monde est passé en mode télétravail avec succès. Pour certains, la notice a suffi, pour d'autres, plusieurs appels ont été nécessaires.

L'essentiel est d'avoir assuré la continuité des services…

Gérer des mesures de protection, c'est gérer beaucoup d'administratif : le courrier, les mouvements bancaires… Cela implique donc beaucoup de dématérialisation en numérisant tous ces documents. Certains services ont pu procéder à ces numérisations, d'autres non. Heureusement, grâce à l'application, le pan financier est toujours suivi : les soldes sur les comptes bancaires des personnes sous protection sont à jour. Mais là où l'application est très aussi utile, c'est pour attester aux autorités de tutelle de la continuité du suivi des personnes protégées, au quotidien :  les demandes en cours, les coups de fil passés régulièrement, les informations diverses, tout est tenu à jour dans l'application. Cette fonction avait été pensée pour être utilisée en interne, trouve une autre justification essentielle. Dans la situation actuelle, on a vraiment pu limiter les dégâts !

REMERCIEMENTS

Christian Jaunet - Synergie

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