COVID-19 : Les outils utiles en télétravail

Plus question de réserver la salle de réunion du bâtiment, il faut s’adapter pour la sécurité de tous. Pour cela, plusieurs solutions existent pour faire des visioconférences afin d’échanger et garder le lien avec le reste de votre équipe ! 

• Zoom : application gratuite qui permet de réaliser des réunions jusqu’à 100 personnes gratuitement pendant 40 minutes. Il est possible de faire des visioconférences, de partager son écran avec les autres membres. L’application est leader sur le marché, et annonce 2,2 millions d’utilisateurs supplémentaires en février 2020. 
• 8x8.cv : alternative de Zoom qui ne demande aucun logiciel. Il vous suffit de créer une salle virtuelle et de partager le lien à vos collègues ou collaborateurs. Ils pourront vous rejoindre depuis leur navigateur, partager leur écran et ainsi échanger sur les dossiers en cours !
• Calendly. Ce site vous permet, grâce à un lien unique, de donner l’accès à un calendrier de vos disponibilités. Les personnes qui cliquent sur votre lien pourront choisir le type de rendez-vous souhaité (notamment pour la durée) et ainsi avoir accès à vos disponibilités. Si un créneau l’intéresse, il vous propose un rendez-vous.
• Bonus : des conférences téléphoniques gratuites. OVH, leader de la téléphonie et de l’hébergement en France, propose depuis plusieurs années un service de conférence téléphonique. Ce service est gratuit, vous devez simplement y indiquer votre adresse mail pour obtenir le numéro de téléphone (gratuit) à appeler et le code de votre conférence. La salle est valable 24 heures, et accepte 50 personnes maximum. 

Garder le contact ! Voilà l’impératif pour réussir à télétravailler. Pas facile de continuer à échanger quand vous n’êtes pas dans le même bureau, et pas question d’envoyer des dizaines de mails et attendre une réponse.. d’autres outils sont à votre disposition.

• Slack. Leader du secteur, l’entreprise propose une solution de messagerie instantanée. L’objectif de slack est de remplacer les mails pour les échanges plus directs. La plateforme offre une solution gratuite, sans limite d’utilisateurs mais avec certaines restrictions. Des solutions open-sources existent : Mattermost ou Rocket.Chat
• Discord.  Normalement dédié aux joueurs de jeux-vidéo, Discord offre la possibilité, gratuitement et en quelques instants, de créer un serveur et d’y inviter des utilisateurs. Vous pouvez ensuite créer des “discussions textes” pour échanger (à la manière d’une conversation instantanée) et des “ discussions vocales” pour pouvoir parler avec d’autres membres. Libre à vous ensuite d’organiser votre serveur par service de votre entreprise ou par projet par exemple.
• Whatsapp. Vous êtes une petite équipe? Parfois, les solutions les plus simples sont celles qui fonctionnent le mieux. Vous pouvez utiliser Whatsapp depuis votre téléphone, et même depuis votre ordinateur sur le site web de whatsapp. Messenger est aussi une solution alternative, et gratuite !

• Trello. La plateforme en ligne de gestion des tâches est l’une des plus utilisée dans le monde. Elle permet de gérer vos projets et d’organiser les tâches sous formes de cartes. Chaque carte permet d’ajouter des éléments (textes, images, liens, vidéos) et vous pouvez assigner des cartes à une ou plusieurs personnes de votre équipe.
• Bleexo. Cette jeune startup propose d'obtenir des feedbacks réguliers de vos équipes sur leurs sentiments en cette période exceptionnelle. Via des enquêtes sous différentes formes, cette solution permet à vos collaborateurs de s’exprimer sur leur situation face à la crise, et à votre entreprise de comprendre et adapter votre management pour répondre aux besoins de votre équipe. L’entreprise propose un accès gratuit à sa solution.

• Google Drive. Vous permet de faire des documents texte, des feuilles de calculs, des présentations, des formulaires et d’autres types de documents. Tous les documents sont utilisables en simultané par plusieurs personnes, et les modifications sont en temps-réel. Vous bénéficiez d’un espace de stockage de 15 Go gratuitement. OnlyOffice est un équivalent open source, qui vous propose une période d’essai gratuite de 180 jours.
• Firefox Send. Solution de transfert de fichier(s) volumineu(x) open-source. Les données sont chiffrées sont sur des serveurs sécurisés. Vous pouvez également utiliser WeTransfer.
• Yousign. Solution de signature numérique en ligne, l’entreprise vous propose un essai de 14 jours, et des webinars quotidien pour vous présenter sa solution. Vous pouvez également utiliser Docusign

• PlayPlay. Ce site web permet de réaliser des montages vidéos en quelques minutes. Vous pouvez ainsi communiquer sur vos réseaux sociaux par exemple. Vous pouvez y monter une vidéo, à la manière des vidéos du média “Brut.”. Ces vidéos très simple sont pour autant très importantes sur les réseaux sociaux, et permettent une plus grande proximité avec vos clients qui vous suivent sur les réseaux sociaux. L’entreprise offre 2 mois gratuit à toutes les équipes, sur simplement demande à contact@playplay.com.
• Letsignit. La solution française dédiée aux signatures de mails pour entreprises offre 3 mois de service gratuit. Vous pouvez ainsi en profiter pour modifier la signature de toute votre équipe, et l’adapter à la situation actuelle. Pour en savoir plus sur l’offre offerte, rendez-vous sur la page dédiée.
• Digitaleo. Plateforme globale de communication interne et externe (multi-canals) qui proposent de communiquer via 6 canaux différents. L’entreprise offre un accès gratuit pendant la période de crise.

Cette période de confinement et de télétravail est une véritable aubaine pour ceux qui souhaitent développer leurs compétences et apprendre de nouvelles choses. Vous pouvez découvrir des centaines de formations (certifiantes ou non) sur divers sites internet ou assister à des webinars pour échanger sur des sujets divers et variés (en rapport, ou non avec la situation actuelle). Voici quelques recommandations ! 

• MyMooc.fr. Première plateforme de MOOCs en France qui offre plus de 10 000 cours en ligne. Certains sont payants, mais d’autres sont gratuits. Vous retrouverez des formations indépendantes, mais aussi des certifications proposées par des grands groupes (comme la certification Google Marketing Digital). Vous pouvez également consulter OpenClassRooms.
• MOOC RGPD de la CNIL. C’est le moment de se pencher sur la réglementation de  protection des données personnelles, en application depuis mai 2018 dans toute l’Europe. La CNIL (organisme public en charge du contrôle de l’utilisation des données en France) propose un MOOC accessible à tous, gratuitement. 
• MOOC sur la cybersécurité. C’est aussi le moment d’en apprendre plus sur les cyberattaques, et comment bien protéger vos outils numériques. Preuve que la cybersécurité est importante ? Les hôpitaux de Paris sont victimes d’une cyberattaque en pleine crise du Coronavirus. Ce MOOC gratuit, proposé par l’ANSSI tombe à pic !
• Les webinars et formations BPIFrance. Vous pouvez y retrouver les replays des webinars mais aussi toutes les e-learning organisés par BPIFrance.